Wprowadzanie dokumentów księgowych
Poziom wyżej: Ewidencje księgowe
Lista dokumentów księgowych
Poniżej przedstawiono typowy wygląd listy wprowadzonych dokumentów pod węzłem Dokumenty księgowe. Lista dokumentów księgowych prezentuje wszystkie dane każdego dokumentu. Dodawanie nowego dokumentu odbywa się poprzez kliknięcie na węźle dokumenty lub pustej przestrzeni w liście dokumentów prawym przyciskiem myszy i wybranie Dodaj lub też przez użycie klawisza Insert lub + na klawiaturze numerycznej. Kasowanie dokumentów można wykonać klikając prawym przyciskiem myszy na dokumencie i wybierając Usuń lub poprzez naciśnięcie klawisza Delete. Edycja odbywa się przez dwukrotne kliknięcie lub klawiszem Enter. Można też korzystać z przycisków na pasku narzędzi.
Lista dokumentów księgowych dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Lista z dokumentami ryczałtu wygląda podobnie, jedyną różnicą jest stawka ryczałtu i wartość przychodu w miejscu kolumny KPiR i wartości tej kolumny:
Dodawania dokumentu z kopiowaniem
Dodanie nowego dokumentu odbywa się zawsze poprzez kopiowanie podświetlonego istniejącego dokumentu, z wyjątkiem sytuacji gdy wprowadzany jest pierwszy dokument w miesiącu. Kopiowane są: data, typ dokumentu, typ VAT, opis, kontrahent, prefiks i sufiks numeru dokumentu, rejestr VAT, kolumna KPiR lub stawka ryczałtu. Środkowa część numeru dokumentu nie jest kopiowana, wartości VAT, wartość kolumny lub wartość przychodu w ryczałcie też nie są kopiowane.
Dlaczego kopiowanie?
Podczas wprowadzania dużej ilości dokumentów cały czas powtarzają się najczęstsze typy dokumentów: sprzedaż, zakup towaru lub materiału i pozostały wydatek. Inne rodzaje dokumentów występują rzadko. Dodatkowo kontrahenci są również najczęściej pogrupowani według tych typów, tak więc odszukanie dokumentu z kontrahentem już wcześniej wprowadzonym najczęściej oznacza, że mamy już ustawione większość właściwości wprowadzanego dokumentu: kontrahent, prefiks i sufiks numeru faktury, typ dokumentu, rejestr VAT, opis, typ VAT, kolumnę KPiR lub stawkę ryczałtu. Do wprowadzenia zostaje tylko środkowa część numeru faktury oraz kwoty netto i dodatkowo najczęściej data. W trakcie wprowadzania dokument z wcześniej wprowadzonym kontrahentem można odszukać poprzez wpisanie fragmentu jego nazwy. Jeżeli był on już wcześniej wprowadzony to dokument zostanie podświetlony, wystarczy wtedy nacisnąć + na klawiaturze numerycznej i wpisać brakujące dane. Jeżeli kontrahent ma zmieniający się czasami prefiks i sufiks numeru faktury to między dokumentami tego kontrahenta można szybko przeskakiwać poprzez naciskanie klawiszy Shift i Ctrl. W ten sposób można odszukać dokument z prefiksem lub sufiksem pasującym do wprowadzanej faktury, nie trzeba będzie ich poprawiać przy wprowadzaniu dokumentu.
Uwaga! W systemie Windows domyślnie włączone są skróty klawiaturowe dla osób niepełnosprawnych, po kilkukrotnym naciśnięciu przycisku Shift wyskoczy okno Opcje ułatwień dostępu, należy wtedy kliknąć na przycisk Ustawienia w grupie KlawiszeTrwałe i odznaczyć Użyj skrótu.